Cara Membuat Rapat Kerja yang Efektif ala Orang Terkaya di Dunia

Agenda rapat merupakan suatu hal yang lumrah untuk sebuah organisasi. Apalagi, untuk sebuah perusahaan yang terus berupaya mengembangkan bisnisnya. 

Rapat memiliki tujuan beragam, mulai dari sarana bertukar pikiran hingga memutuskan suatu hal penting. Intinya sih, kegiatan kumpul-kumpul sambil mikirin perkembangan dan kemajuan pencapaian tujuan. 

Karena tujuannya sangat mulia, rapat haruslah berjalan secara efektif dan produktif. Bahkan, harus dalam keadaan khidmat tanpa ada gangguan dari orang lain. 

Karena itu, sering banget kalian ngeliat rapat di ruangan-ruangan yang sepi dan tertutup. Ini jelas supaya bisa mendapatkan hasil yang benar-benar diinginkan melalui pemikiran-pemikiran matang.

Sayangnya, rapat sering dilakukan dengan kondisi yang gak efektif dan produktif. Misalnya, ada saja peserta rapat yang sibuk sendiri main ponsel, tertidur, atau diam doang saat sesi tukar pikiran. 

Untuk meminimalisir hal tersebut, bos Amazon yang juga orang terkaya di dunia Jeff Bezos memiliki tips dan trik menciptakan agenda rapat yang efektif. Berikut, ulasannya seperti dikutip dari Inc

1. Peserta rapat jangan terlalu banyak-banyak 

Agenda Rapat
Agenda Rapat

Jeff Bezos beserta jajarannya di perusahaan Amazon, selalu membatasi jumlah peserta di setiap agenda rapat seminimal mungkin. 

Mereka menganalogikan jumlah peserta haruslah bisa diberi makan hanya dengan dua buah pizza. Aturan ini diberi nama ‘Two Pizza Teams’. 

Mereka menilai, semakin sedikit orang, maka semakin efektif rapat itu diselenggarakan. Kalau banyak orang, pikiran yang bakal tertuang mungkin bakal lebih beragam. Sayangnya, itu bakal mempersulit mengambil sebuah keputusan. 

Terlebih lagi, kalau misalnya terlalu banyak orang dan yang berbicara hanya segelintir, nantinya rapat jadi seperti seminar yang hanya membuang-buang waktu. 

Karena itu, lebih baik memilih peserta rapat sedikit saja, tapi benar-benar berkompeten bisa menuangkan ide-ide solutif. Sedikit orang juga semakin mudah diatur saat pelaksanaan rapat.

Baca juga: Ini Bedanya Orang yang Kerja Keras dan Kerja Cerdas, Kamu Tipe yang Mana?

2. Gak perlu pakai Power Point 

Agenda Rapat
Agenda Rapat

Layaknya presentasi, peserta rapat biasanya selalu menyertakan poin-poin penting yang disusun rapih lewat Power Point. 

Kamu gak bakal menemukan hal ini di perusahaan sebesar Amazon. Mereka sudah tidak lagi memberlakukan file Power Point untuk ditampilkan di setiap agenda rapat. 

Menurut Bezos, itu bakal sia-sia ketika materi hanya berbentuk poin-poin ringkas dan singkat. Justru berpotensi untuk tidak ditangkap secara utuh oleh peserta rapat lainnya. 

Karena itu, dia meminta kepada seluruh jajarannya apabila hendak rapat, mereka harus mempersiapkan enam lembar kertas yang berisikan sebuah narasi singkat. Di dalamnya harus termuat tentang topik, objek, dan subjek yang jelas. 

Dengan cara seperti ini, pesan yang disampaikan akan lebih efektif diterima dan dimengerti daripada sekadar poin-poin. 

3. Rapat dimulai dengan diam sejenak membaca narasi-narasi yang telah disiapkan masing-masing peserta

Agenda Rapat
Agenda Rapat

Sebelum memulai rapat, ternyata di Amazon gak serta merta langsung tuang ide masing-masing. 

Tapi para peserta diharuskan untuk berdiam diri, sambil membaca memo atau lembaran kertas berisi catatan-catatan penting yang telah dipersiapkan masing-masing peserta. Biasanya waktu yang dibutuhkan untuk membaca lembaran tersebut sekitar setengah jam. 

Setelah itu, mereka gak perlu lagi deh menerangkan isi memo yang dibawa masing-masing. Langsung saja tukar pikiran dan saling menanggapi ide satu sama lainnya. 

Dengan cara seperti ini, diyakini agenda rapat bakal lebih efisien waktu dan efektif dalam penyampaian ide-idenya. Bagi pemimpin rapat, cara seperti ini juga sangat berguna untuk mempersatukan ide di awal ketimbang di akhir agenda. 

Itulah tiga cara Jeff Bezos menjaga agenda rapat tetap efektif dan efisien. Dengan tiga cara itu, dijamin semua peserta rapat bakal memiliki dasar pemikiran yang sama sebelum memulai rapat. 

Selain itu, cara Bezos ini juga dijamin bisa mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk rapat dan tak terbuang sia-sia. (Editor: Chaerunnisa)